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4 motivos para ter uma Central de Atendimento pelo WhatsApp

Sua empresa ainda não tem uma central de atendimento pelo WhatsApp – ou tem, mas ela não está devidamente estruturada?

Pois saiba que a sua marca pode estar perdendo negócios significativos ao fechar os olhos para este poderoso canal de comunicação.

Além disso, a falta de um atendimento profissional pelo aplicativo de mensagens pode causar danos à imagem organizacional no mercado.

Estas são apenas algumas das razões que tornam o uso do WhatsApp tão importante para as empresas nos dias de hoje.

Quer saber outros motivos que fazem com que este espaço digital seja determinante para o sucesso dos negócios na atualidade?

Veja, logo abaixo, 4 razões para ter – e profissionalizar – a sua central de atendimento virtual. Acompanhe e confira com a gente!

O que é uma Central de Atendimento pelo WhatsApp

Uma central de atendimento pelo WhatsApp é um espaço virtual que concentra todos os atendimentos realizados pela empresa através do aplicativo.

A tela inicial do WhatsApp Business, por exemplo, pode ser considerada uma central de atendimento. Nela, constam as janelas de conversas ativas e arquivadas, além de grupos e outras funcionalidades do app.

Além disso, é possível visualizar as estatísticas das mensagens enviadas ao acessar “Armazenamento e Dados” nas configurações do mensageiro.

A central nativa do WhatsApp, no entanto, é bastante restrita quanto às suas funções e à análise das informações dos atendimentos.

Empresas que tenham um grande volume de conversas, com atendentes diferentes, precisam ter um espaço digital mais completo do que o ofertado pelo app.

Nesse sentido, ter acesso rápido e simplificado a informações como nome e e-mail do cliente, além da situação atualizada do atendimento, é bastante eficaz – e, até urgente! – para as empresas que utilizam o mensageiro.

Então, a central de atendimento pelo WhatsApp é um ambiente virtual voltado para o gerenciamento das conversas digitais com os clientes da organização, sendo muito demandada por negócios de diferentes segmentos.

Motivos para ter uma Central de Atendimento pelo WhatsApp

Agora que já sabemos com clareza o que é uma central de atendimento no app, é hora de entendermos as razões que tornam este espaço tão importante para as empresas. 

Veja a seguir:

1 – O seu cliente já está no WhatsApp

A recente pesquisa “Panorama Mobile Time/Opinion Box – Mensageria no Brasil” apontou um dado bastante interessante sobre o app de mensagens: 8 em cada 10 brasileiros utilizam o WhatsApp para se comunicar com marcas.

Neste contato, os usuários buscam por informações, suporte técnico e a compra de produtos e serviços diretamente pelo aplicativo, de acordo com o levantamento.

Mas o uso do app é ainda mais pulverizado do que se imagina. Estudo Mobile Communication For Employees, feito pelo MEF, descobriu que o WhatsApp é a ferramenta de comunicação móvel mais usada para trabalho no Brasil.

Pessoas em ambiente profissional utilizam o aplicativo como um instrumento para conversas relacionadas à organização. 

Estes dados apresentam um cenário em que, seja para a comunicação com o consumidor final dos produtos e serviços, seja para conversas com público B2B, o WhatsApp é líder.

Dessa forma, se você quer que seu negócio não fique para trás e deseja que ele acompanhe as tendências de mercado, precisa criar e organizar a sua central de atendimento digital.

2 – Atendimento padronizado e com mais qualidade

A central de atendimento não é simplesmente um acúmulo de todas as mensagens em um só lugar. 

Ela é um espaço virtual que permite a gestão das conversas, com a visualização de dados atualizados que facilitam a análise dos atendimentos.

Então, a central fornece as informações necessárias para que você entenda os pontos fortes e os pontos de atenção da sua empresa em relação à comunicação com os clientes.

Com estes dados, será possível padronizar o atendimento e gerar conversas de excelência.

Atualmente, qual é o fluxo de atendimento digital da sua organização? 

Como os clientes e potenciais clientes são recepcionados na conta de WhatsApp da marca? Quando uma conversa é dada por encerrada?

O serviço é avaliado? Em caso positivo, o que é feito com essas avaliações?

Ao contrário do que deveria ser, muitas organizações não sabem responder a perguntas como essas – e esse desconhecimento pode custar boas oportunidades de negócios!

O fluxo de atendimento precisa seguir uma linha lógica e que facilite a comunicação entre pessoas e marcas. 

Por exemplo: se um potencial cliente entra em contato com a empresa interessado na compra de um produto específico, ele não poderia ser enviado para o serviço de pós-venda, certo?

Então, o fluxo cria sequências de atendimento que fazem sentido, levando os usuários até a informação que eles desejam e precisam.

Ele determina, inclusive, como as conversas devem ser iniciadas e finalizadas, facilitando a visualização do status de cada atendimento.

Por fim, as avaliações dos atendimentos são claras informações sobre como o serviço vem sendo percebido pela clientela.

3 – Otimização do tempo da equipe

As horas trabalhadas pelo time de uma empresa são recursos que, depois de utilizados, não podem mais ser recuperados.

Assim, encontrar maneiras para otimizar o tempo gasto com as atividades da organização é a missão de muitos gestores.

Com o melhor aproveitamento das atividades realizadas pela equipe, os profissionais podem focar em tarefas que realmente tragam melhores resultados para o negócio.

Com a central de atendimento pelo WhatsApp, por exemplo, trabalhos executados manualmente são sistematizados e automatizados em um só lugar.

Nada mais de várias planilhas de Excel para entender quantos atendimentos foram realizados, por quais atendentes eles foram executados, quantas vendas foram finalizadas por cada um deles – e assim por diante.

A central de atendimento facilita a compilação destes dados e permite que os gestores entendam, de maneira mais simples, os gargalos e as potencialidades do atendimento da empresa.

Economia de tempo em atividades operacionais pode significar grandes ganhos na execução de outras tarefas, não é verdade?

Afinal, a gestão pode realocar a mão de obra que seria utilizada em determinada função para outra, de mais valor para os objetivos do negócio.

Um atendente que não precisa mais registrar manualmente os atendimentos realizados tem mais tempo para se dedicar na resolução de problemas dos clientes, por exemplo.

Ou, ainda, a equipe de vendas que está livre do preenchimento de relatórios criados pela central pode focar em gerar conversas de mais qualidade e conversão para a empresa.

4 – Análise dos atendimentos prestados

Por fim, os dados gerados pela central de atendimento são um rico conteúdo para a análise dos níveis de atendimento da empresa. 

Eles formam uma excelente fonte de matéria-prima sobre o serviço prestado ao público e devem ser usados para o aperfeiçoamento das conversas com a clientela.

Nesse sentido, uma completa central pelo WhatsApp fornece as informações necessárias para uma análise mais profunda do atendimento.

Mas, esses dados sozinhos não fazem milagre, certo? Portanto, é papel da empresa estudar o conteúdo obtido e encontrar maneiras para potencializar os pontos fortes e minimizar os pontos fracos.

Como ter uma completa Central de Atendimento pelo WhatsApp

Já vimos as principais razões para ter uma central pelo WhatsApp:

  1. O massivo uso do aplicativo pelos clientes
  2. Padronização dos níveis de qualidade do atendimento
  3. Economia de tempo para a equipe
  4. Obtenção de dados para análise do serviço

Conferimos, também, que os recursos disponibilizados pelo WhatsApp não são suficientes para a plena utilização da central de atendimento.

Então, como criar e estruturar este espaço digital? Com o Notificações Inteligentes, você e sua equipe têm acesso a um completo ambiente virtual para gerenciar as conversas realizadas pelo aplicativo mensageiro.

A ferramenta de automação tem como principal função o envio automatizado de mensagens pelo WhatsApp.

Nesse sentido, o sistema permite que a sua empresa tenha uma visão ampla das conversas mantidas no app e facilita o gerenciamento da comunicação organizacional.

Quer saber mais detalhes? Então, confira:

Central de Atendimento do Notificações Inteligentes

Para ter acesso a uma completa central de atendimento pelo WhatsApp, será necessário contratar um dos planos do Notificações Inteligentes.

Em seguida, você deverá realizar as configurações de integração da conta profissional do aplicativo mensageiro à ferramenta.

O Notificações Inteligentes pode ser integrado a mais de 30 plataformas de e-commerce – como Shopify, Kapsula e WooCommerce.

Além disso, o sistema tem capacidade de integração a outras ferramentas digitais importantes – Activecampaign, HubSale e Evipes são alguns exemplos.

Com o Notificações Inteligentes, além da central de atendimento, sua empresa poderá enviar, de forma 100% automática:

  • Status do pedido 
  • Código de rastreio da entrega
  • Atualizações sobre a entrega
  • Mensagem de recuperação de carrinho 
  • E muito mais

Confira, logo abaixo, mais detalhes sobre as funcionalidades da central de atendimento do WhatsApp:

Múltiplos atendimentos

Uma das grandes vantagens de utilizar o Notificações Inteligentes – além dos demais recursos – é o chamado “atendimento múltiplo”.

Com a ferramenta, vários profissionais da sua empresa podem utilizar uma mesma conta ao mesmo tempo, mantendo conversas distintas.

Então, em vez de ter diferentes números de telefone cadastrados no aplicativo, sua empresa terá apenas um contato comercial no WhatsApp.

A função de atendimentos múltiplos é excelente para a gestão da comunicação do negócio já que facilita a visualização e o gerenciamento das conversas.

Além disso, ela simplifica o contato dos clientes, uma vez que eles não vão precisar se comunicar com variados números de telefone até encontrar a informação que buscam.

Atribuição de conversa

Dando sequência ao atendimento múltiplo, a funcionalidade de “atribuição de conversa” é outro grandioso benefício do Notificações Inteligentes.

Por ele, um gestor designado pode escolher para qual profissional uma conversa deverá ser redirecionada

Se um comprador entrar em contato a fim de tirar dúvidas sobre o uso de determinado produto, a função permite que um atendente de suporte técnico, por exemplo, seja direcionado para este atendimento.

Simples e efetiva, a atribuição de conversa torna o processo mais eficiente e o serviço mais rápido para os clientes.

Além disso, a funcionalidade facilita o gerenciamento dos novos atendimentos e daqueles que já estão em andamento.

Busca por conversa

Na central de atendimento do Notificações Inteligentes, é possível fazer uma pesquisa entre as conversas já iniciadas.

Em organizações que mantêm dezenas, centenas e até milhares de contatos todos os dias, encontrar informações específicas pode ser realmente desafiador.

Portanto, com a funcionalidade de “busca por conversa”, os atendentes poderão buscar por mensagens e outros materiais sobre as comunicações diretamente na plataforma, de maneira prática.

Filtragem de mensagens

A ferramenta também facilita a organização das conversas mantidas pelo WhatsApp. Os filtros do Notificações Inteligentes são:

  • Meus (lista das conversas que são atribuídas ao usuário da conta)
  • Não lidas
  • Todas
  • Por instância 

Com esse ordenamento, será mais fácil identificar, por exemplo, as mensagens ainda não lidas e que precisam ser respondidas.

A funcionalidade também auxilia a visualização das conversas atribuídas diretamente a um usuário do sistema e que, portanto, devem ser solucionadas.

Conversas marcadas como “resolvidas”

A central de atendimento do Notificações Inteligentes tem outra funcionalidade bastante interessante: conversas resolvidas.

A ideia é simples, mas faz toda a diferença na rotina entre as muitas mensagens que ainda precisam de respostas.

Para usar a função, é só clicar no botão “Essa conversa não está resolvida” ao final de um atendimento.

Em seguida, o botão ficará verde para as conversas que tiverem sido finalizadas. Aquelas que ainda estão em aberto, se manterão com o botão na cor vermelha.

Bastante fácil, a funcionalidade é um excelente recurso visual para gestores e atendentes entenderem quais contatos precisam de resposta e quais já podem ser “arquivados”.

Notificação na área de trabalho

Por fim, uma função muito interessante que a central de atendimento do Notificações Inteligentes permite é o envio de notificações sobre atualizações nas conversas.

Assim, sempre que a conta de WhatsApp da empresa receber novas mensagens, o profissional que estiver atendendo no momento será notificado.

Muito útil, não é verdade?

Estas são apenas algumas das funcionalidades disponíveis na central de atendimento do Notificações Inteligentes.

Além dessas incríveis soluções, a ferramenta oferece outras vantagens no uso do WhatsApp.

Quer saber mais detalhes sobre o serviço e como a sua empresa pode aperfeiçoar o atendimento pelo aplicativo de mensagens?Então, acesse agora mesmo e saiba tudo sobre o Notificações Inteligentes.

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