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Como criar uma Central de Atendimento no WhatsApp em 5 minutos

Não é segredo para ninguém que o aplicativo de mensagens mais usado no Brasil é muito importante para a comunicação de boa parte das empresas brasileiras.

Mas, o que muitos  donos de negócios não sabem é que é possível criar uma central de atendimento para WhatsApp bastante eficiente e prática usando apenas uma plataforma.

Afinal, muitos gestores ou donos de negócio acabam se frustrando quando pesquisam no Google “Call Center WhatsApp”, “SAC WhatsApp” ou “WhatsApp Central de Atendimento” e se deparam com soluções muito caras e complexas, usadas apenas por empresas de grande porte.

Felizmente, ter um processo de atendimento organizado e distribuído para vários atendentes não é privilégio das maiores empresas, desde que você conheça as ferramentas certas para isso.

Então, se você quer saber como implementar um núcleo para atender clientes e potenciais clientes pelo WhatsApp, acompanhe e saiba tudo sobre as centrais online.

O que é uma Central de Atendimento para WhatsApp

Uma central de atendimento para WhatsApp é um espaço virtual em que as principais funcionalidades do aplicativo podem ser vistas, monitoradas e gerenciadas.

Entre as suas diversas funções, estão, por exemplo:

  • Ver e enviar mensagens
  • Abrir novas conversas
  • Salvar mensagens pré-definidas
  • Usar filtros para ver as conversas
  • Atribuir as conversas a outros atendentes
  • Realizar o atendimento múltiplo

Ou seja, a central de atendimento para WhatsApp é um ambiente digital onde é possível acompanhar todas as conversas entre empresa e clientes no aplicativo.

Vantagens da Central de Atendimento para WhatsApp

Ao concentrar todos os atendimentos em só lugar, o seu negócio obtém vários benefícios; dentre eles, estão:

  • Visão ampla das conversas mantidas entre a equipe da empresa e clientes;
  • Ampliação da capacidade de monitoramento dos atendimentos;
  • Melhor assistência à resolução de problemas;
  • Acompanhamento de negociações;
  • Ferramentas para mensurar os resultados das ações de comunicação.

Dicas e boas práticas de atendimento no WhatsApp

Então, agora que já sabemos o que é uma central pelo aplicativo de mensagens e quais são as suas vantagens, vamos conferir dicas para atender clientes e potenciais clientes de maneira efetiva pelo WhatsApp.

Estabeleça critérios para o atendimento

Você já foi a uma loja em que um funcionário atendeu cordialmente, prestando as orientações necessárias, enquanto outro colaborador agia de maneira totalmente diferente, atendendo de forma despreocupada e, até mesmo, rude?

Apesar de estar longe do cenário ideal, sabemos que essa situação pode ser mais comum do que o esperado.

Equipes de atendimento e de vendas de uma mesma empresa podem ter atitudes e comportamentos bastante discordantes entre si caso a organização não tenha regras e práticas bem definidas.

Nesse sentido, é necessário que o seu negócio estabeleça padrões tanto para o atendimento físico quanto para o virtual.

Assim, para que seus clientes fiquem realmente satisfeitos com as conversas que têm com a marca, você precisa estabelecer critérios claros para toda a equipe.

O que fazer quando uma pessoa com problemas com o produto aborda a empresa? Quais os procedimentos de comunicação relacionados à troca? Quais dados devem ser solicitados nos atendimentos? Qual é o prazo padrão para responder a um contato?

Respostas a essas e a outras perguntas relevantes a sua empresa devem estar “na ponta da língua” do time de atendimento e de vendas.

Faça um atendimento completo

Depois de todo esse preparo, é o momento de colocar os estudos e os planos em prática. Assim, é necessário entender as reais necessidades do cliente e como sua empresa pode atendê-lo.

Segundo pesquisa realizada pelo Mobile Time, 80% dos entrevistados usam o WhatsApp para se comunicar com marcas.

As razões para o contato são variadas; entre as principais, estão: busca por informações (82%), suporte técnico (68%) e a compra de produtos e serviços (57%).

Então, grande parte dos consumidores envia mensagens para as marcas a fim de sanar as suas dúvidas sobre produtos/serviços e sobre a empresa.

Com o passar do tempo, seu negócio percebe quais são as perguntas e questões mais frequentes. É interessante, neste caso, elaborar estruturas de respostas a fim de facilitar o trabalho dos atendentes.

Mas, lembre-se de que cada cliente é um cliente e que o seu atendimento precisa ser personalizado e humanizado.

Ainda que sua empresa tenha um guia com as principais perguntas e respostas, é sempre interessante adequar a comunicação para cada conversa.

Como criar uma Central de Atendimento para WhatsApp com o Notificações Inteligentes

Depois de entender a importância do atendimento de qualidade, é hora de saber como colocar estas dicas em prática, certo?

O WhatsApp Business tem algumas funcionalidades específicas para negócios – como, por exemplo, catálogo virtual, perfil comercial e mensagens de saudação. No entanto, o aplicativo ainda é bastante limitado no uso de mais de um usuário na mesma conta. 

Então, se você quer criar uma central de atendimento para o WhatsApp precisa recorrer a uma outra ferramenta digital: o Notificações Inteligentes.

Ao integrar o seu negócio ao Notificações Inteligentes, sua empresa poderá enviar mensagens de forma 100% automática para os clientes, economizando tempo e ganhando em satisfação dos compradores.

Além disso, ele disponibiliza a seus usuários uma completa central de atendimento que facilita o uso por diversas pessoas da sua equipe e o gerenciamento mais efetivo das conversas.

E  o melhor: não é preciso baixar nenhum programa ou aplicativo – você faz tudo pelo navegador.

Veja só como é fácil criar sua central de atendimento:

Passo 1:  Conecte seu WhatsApp no Notificações Inteligentes

No painel principal, a primeira coisa que você precisa fazer é conectar o(s) seu(s) número(s) de WhatsApp que serão usados no atendimento.

Para isso, basta acessar Instâncias no menu lateral

Em seguida, clique em Gerenciar Instância

Gerenciar instância

E depois, em Escanear o QR Code , para fazer a conexão do celular assim como é feita a conexão tradicional do WhatsApp Web

Passo 2: Com o número conectado, é só acessar a central

A interface é assim:

Confira, a seguir, as principais funcionalidades da central de atendimento do Notificações Inteligentes:

Funcionalidades da Central de Atendimentos para WhatsApp do Notificações Inteligentes

Você já viu como é fácil conectar e acessar a sua central de atendimento no Notificações Inteligentes, independente de quantos números de WhatsApp ou atendentes você tenha.

Agora você vai saber tudo o que poderá fazer com essa central, e como fazer bom uso de todas as funcionalidades. Confira:

Atendimento Múltiplo

Um dos grandes gargalos do uso do WhatsApp por empresas é que o aplicativo permite que apenas uma conta seja criada para um número de telefone.

Nesse sentido, um negócio que tenha mais de 1 pessoa atuando no atendimento e vendas pelo app já enfrenta problemas para usar o WhatsApp.

Em muitos casos, as empresas adquirem vários números de telefone a fim de criar diferentes contas no aplicativo para cada um dos atendentes.

A ação é complicada em diversos pontos; entre eles, ela torna o monitoramento das conversas pela empresa mais complexo e, ainda, pode gerar confusão entre os clientes.

Assim, a melhor solução para quem tem 2 ou mais pessoas atendendo pelo WhatsApp é o atendimento múltiplo do Notificações Inteligentes.

Com ele, um só número tem uma única conta no aplicativo, que poderá ser acessada por diferentes atendentes, sem custo adicional.

Isto é, a mesma conta empresarial no WhatsApp terá atendimentos segmentados de acordo com as necessidades da sua empresa.

Envio de arquivos

Você pode inclusive enviar arquivos de imagem, vídeo, PDF, documentos ou arquivos compactados pela central. 

Botão de enviar arquivos

Por exemplo, caso seu cliente solicite o boleto em PDF naquele atendimento, você consegue enviá-lo rapidamente.

Atribuição de conversa

Outro aspecto bastante vantajoso da central de atendimento do Notificações Inteligentes é que ela permite que o gestor da conta atribua uma conversa a um determinado atendente.

A atribuição de conversa pode ser feita de forma automática ou manual, segundo as configurações feitas na ferramenta.

Então, se um cliente entra em contato com a empresa e “cai” em um vendedor mas deveria ser atendido por uma pessoa do financeiro, o gestor pode direcionar a conversa para o profissional adequado.

Simples, mas de extrema importância, atribuir a conversa na central de atendimento para WhatsApp é uma excelente forma para gerenciar a comunicação e gerar mais satisfação aos clientes.

Criação de mensagens predefinidas

Com o Notificações Inteligentes, você também pode criar mensagens específicas e utilizá-las durante os contatos, de maneira prática e rápida.

Com a funcionalidade de “Mensagens predefinidas”, a sua empresa pode configurar respostas e textos para usá-los nas conversas com clientes e potenciais clientes.

Por exemplo, sua equipe de atendimento recebe muitas mensagens perguntando sobre o prazo de envio dos produtos.

Então, você pode criar uma mensagem predefinida, intitulada como “prazo de envio”, com o seguinte texto: “Nosso prazo de envio das mercadorias é de 3 dias úteis após a confirmação do pagamento”.

Ao selecionar a mensagem “prazo de envio”, automaticamente o texto acima aparecerá na conversa com o cliente. 

Outra opção é inserir um atalho às mensagens e usá-los na comunicação com o comprador.

Além destas, a central de atendimento do WhatsApp do Notificações Inteligentes oferece outras funcionalidades como, por exemplo: adição de nota interna nas conversas, busca por conversas, notificação na área de trabalho e várias outras.

Então, não perca mais tempo! Saiba como podemos aperfeiçoar a comunicação do seu negócio na internet com o Notificações Inteligentes.

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